Aggregierte Team-Sicht: Auslastung, Klienten, Abwesenheiten und Nachweis-Fristen — nur für Teamleitungen und Geschäftsführung.
Team-Übersicht
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Team-Daten werden zusammengestellt … (erster Abruf ~15 s)
Nachweise: FZ = Führungszeugnis (5 J.) · DS = Datenschutz (einmalig) · EH = Ersthelfer/BEH (jährl., 3 Mon. Vorwarnung, nur Nordstern) —
gültig · bald fällig · abgelaufen/fehlt · nicht relevant.
Klienten-Status: Bew = Bewilligungs-Status · DSV = Datenschutzvereinbarung · SPE = Schweigepflichtentbindung (erteilt/gesamt der betreuten Klienten).
Auslastung = Ist-Stunden des Vormonats gegen Kontingent-Soll (auf Monat umgerechnet); Ist aus der hochgeladenen Zeiterfassung (gleiche Logik wie Ø Zeit/Klient), ohne Upload aus abgerechneten FLS.
Ø Zeit/Klient: mit hochgeladener Zeiterfassung = Ø Dauer je Klienten-Termin (alle Leistungen außer Codes 97/98/20/42/43/119, ohne ausgefallene TA-Termine, plus Kostenstelle „Nordstern Erziehung und Betreuung"); ohne Zeiterfassung = abgerechnete Betreuungsstunden ohne Fahrt-/km-Positionen ÷ Anzahl Klienten (je Klient und Monat). Monat über den Ø-Monat-Filter. Team Nordstern (stationär, keine FLS-Logik): stattdessen Dienstplan-Status — grün = in einem veröffentlichten, zum Stichtag gültigen Kilanka-Dienstplan eingeplant (Tooltip zeigt den Plan), gelb = kein Plan. Zeile anklicken öffnet das Mitarbeiter-Cockpit der jeweiligen Person (direkt bei Ø Zeit beim Klienten).
Abwesenheiten & Vertretungen
🤒 Aktuell krank
🏖️ Urlaub — aktuell & nächste 6 Wochen
eAU wird erst ab dem dritten Krankheitstag erwartet — der Hinweis „eAU fehlt" erscheint nur bei
Krankmeldungen ab 3 Kalendertagen ohne erfasste AU. Vertretungslage wird ab einer Woche Abwesenheit (≥ 5 Werktage) geprüft — kürzere Abwesenheiten
erscheinen ohne Vertretungs-Analyse. Bezug sind die Hauptbetreuungs-Fälle der abwesenden Person im
Abwesenheitszeitraum (Vertretungs-Eintrag in Kilanka). „Verfügbar" schlägt anwesende Kolleg:innen vor — eigenes Team zuerst,
dann nach geringster Fallbelastung; die fachliche Entscheidung bleibt bei euch.
Zeiterfassung hochladen (Kilanka-Export)
Excel-Export der Zeiterfassung (z. B. Zeiterfassung_2605H1.xlsx). Die Datei wird lokal im Browser
ausgewertet — an den Server gehen nur Aggregate je Mitarbeiter:in und Monat (Termine, Stunden), keine Klientendaten.
Klienten-Termin = jeder Eintrag mit Leistung, deren Code nicht mit 97, 98, 20, 42, 43 oder 119 beginnt
(mediale Kontakte, Berichtszeit, KM/Fahrzeit), ohne ausgefallene Termine (Tätigkeit „TA");
zusätzlich zählen Einträge mit Kostenstelle „Nordstern Erziehung und Betreuung".
Erneuter Upload derselben Datei überschreibt deren Stand.
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Urlaubs-Abgleich (berechnete Jahreskette)
Zum Gegenprüfen mit dem Kilanka-Stundenkonto (Mitarbeiter → Zeiterfassung).
Tooltip auf dem Übertrag zeigt den Rechenweg je Jahr. Abweichungen bitte mit dem
Kilanka-Wert melden — der Rechenweg verrät dann das Problem-Jahr.
Netto-Fallakquise und Fallbestand = eindeutige ambulante Fälle (Hauptbetreuung; stationäre/Nordstern-Fälle zählen nicht) der dem Team zugeordneten Jugendämter; Anschluss-Maßnahmen mit einer Lücke von max. 7 Tagen gelten als durchlaufender Fall (kein Zu-/Abgang) — gleiche Logik wie die Klientenentwicklungs-Übersicht; Quartalsende minus Quartalsanfang (Ziel: +2). Klick auf den Wert zeigt die Zu- und Abgänge namentlich mit Amt. Zuordnung: Jörg = Ingolstadt, Eichstätt, Regensburg (Stadt + LK), Neuburg-Schrobenhausen · Laura = Kelheim, Freising, Landshut (Stadt + LK) · Nadine = Pfaffenhofen, Dachau. ·
Team-Auslastung = Fälle der zugeordneten Ämter ÷ Personal-VZÄ des Teams (Teamleitung + direkt Zugeordnete) am Quartalsende (Ziel: 7,5). ·
Dokumentationsqualität (Ziel: 95 % pünktlich) und MA-Zufriedenheit (Ziel: 4,0 von 5) sind manuelle Eingaben und werden lokal im Browser gespeichert. ·
Teilzielerreichung wird linear angerechnet, negative Werte zählen als 0 %, je Kriterium bei 150 % gekappt (▲) — darüber Bonus-Territorium (§5.2). Ziel-Zulage = 7,5 % × eingetragenes Mischgehalt × Ziel-% (Mischgehalt wird lokal im Browser gespeichert).